一、根据国家有关主管部门下发的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，结合我院实际工作需要，制定本办法。

二、实验室工作档案的归档项目和内容

(一)仪器设备档案

1．申购报告、计划、论证报告、领导批复等；

2．购置单价五万元以上大型精密仪器设备的可行性论证报告及从申购到仪器设备投入正常运行期间的全部档案材料；

3．订货合同；

4．进口设备过程中有关的技术商务文件；

5．开箱记录、装箱单；

6．安装调试记录和双方签字移交文件、保修单等；

7．验收报告及文件材料；

8．仪器设备说明书及全套随机文件材料；

9．索赔来往函件及结果文件；

10．仪器设备使用过程中形成的材料，如：使用、检修、故障事故处理记录等；

11．仪器设备报损报废申请报告及领导批复。

(二)教学实验室档案

1．实验室基本情况材料，如：建室时间及批准文件、人员情况、设备情况、实验用房情况等。

2．实验教学文件，如：实验教学计划、实验教学大纲、实验教材及指导书、实验教学仪器设备配备方案等；

3．实验教学过程中形成的材料，如：教师备课笔记（含试讲试做报告），实验项目卡或实验教学日志、学生实验报告、实验考核成绩单及实验项目开出情况等；

4．实验室发展规划及实验室有关活动的材料；

5．实验室培养人才情况及获奖情况；

6．实验室专职人员工作日志及年终考核材料；

7．实验室评估的全套材料；

8．大型精密仪器设备的使用管理材料。

(三)上报文件档案

按照上级主管部门的要求，每年需上报的实验室管理信息文件有：

1．教学科研仪器设备数据盘；

2．教学科研精密贵重仪器设备（单价人民币四十万元以上）的年使用情况数据盘；

3．教学科研仪器设备增减变动情况表及软盘；

4．实验室任务及人员情况表及软盘；

5．高校实验室基本情况数据盘；

6．高校实验项目数据盘；

7．高校专职实验室工作人员数据盘。

上述上报数据文件，打印出报表归档。

(四)优秀实验室工作奖档案

优秀实验室工作奖每两年评选一次，归档材料有：

1．优秀实验室工作奖评奖通知；

2．获奖人员材料；

3．评奖结果通知。

三、归档办法

1．单价五万元以上大型精密仪器设备的全套档案材料，由实验室或使用单位指定专人负责收集、保管，在仪器设备验收合格后，交设备与实验室管理处，经整理后送交学校档案室归档。实验室或使用单位需应用时，到档案室办理借阅手续。

2．优秀实验室工作奖档案材料，由设备与实验室管理处负责收集整理，在评选工作结束后，送交学校档案室存档。

3．向上级主管部门上报的各种数据材料，由设备与实验室管理处收集整理后，送交学校档案室存档。

4．单价五万元以下教学仪器设备的材料及实验室管理方面的基本信息，由实验室指定专人负责收集和保管。

四、时间要求

1．实验室管理基本信息（如：实验室基本情况、实验室任务情况、实验项目情况、实验室人员情况、大型精密仪器设备年使用情况等）必须在每年12月底前送交设备与实验室管理处。

2．大型精密设备材料，在仪器设备验收合格后，及时送交设备与实验室管理处。

3．教学科研仪器设备情况及实验室基本信息的汇总材料，必须在每年3月底前完成，在按照上级主管部门的要求及时上报有关数据文件的同时，并按学院档案室的要求及时归档。